Muchos de nuestros clientes nos hacen esta pregunta a menudo. Incluso aquellos que disfrutan de la versión gratuita de Google Apps que estuvo disponible hasta el 6 de diciembre de 2012. No es de extrañar ya que la mayoría de los usuarios percibe que tienen un producto robusto, increíblemente estable y con aparentemente las mismas ventajas que la versión Business de pago.
Sin embargo, podemos afirmar con rotundidad que vale la pena pagar 4€ por cuenta al mes por migrar a la versión Business, y en este artículo aclararemos las razones.
Versiones de Google Apps
Existen 3 versiones de Google Apps en la actualidad, sin embargo, lamentablemente en España sólo es posible usar una de ellas.
Las versiones iniciales eran:
1. Standar (Gratuita): discontinuada desde el 6 de diciembre 2012 para nuevos usuarios, aunque para tranquilidad de todos que la disfrutéis esta versión seguirá siendo gratuita hasta nueva orden 🙂
2. Business (pago): Actualmente la única versión disponible en España y que cuesta como ya hemos comentado sólo 4€ al mes por cuenta
3. For Education (centros escolares): y que salvo cambios de última hora no es posible contratarlo en España. Es gratuita y de uso exclusivo para centros escolares.
4. For Government (Entidades Públicas o del Gobierno): Igual que la anterior tampoco está disponible en este país aunque ésta si es de pago.
Antes de empezar un poco de historia sobre Google Apps
En los principios la versión Gratuita de Google Apps contaba con un limite de 50 usuarios, lo que para la mayoría de PYMEs españolas era más que suficiente. Suponemos que lo chicos de Google se dieron cuenta que España “Is Different” y en Mayo del 2012 se bajó el número máximo de usuarios de 50 a 10.
Y finalmente el 6 de diciembre de ese mismo año eliminaron la versión gratuita, por lo que aquellos que quieran probar este gran producto, tendrán solo 30 días de prueba, eso sí, sino quieren continuar tendrán que deshacer toda la configuración realizada para lo cual aconsejamos contar con una empresa acreditada por Google, ya que si hacer la configuración inicial es más o menos compleja, la vuelta a atrás puede acarrear la pérdida de correos e incluso la pérdida del servicio sino se realiza correctamente. Por eso nosotros aconsejamos que los procesos críticos de migración de servicios se realicen de la mano de profesionales cualificados.
10 razones por las que pagar
- Disponibilidad del servicio garantizada en un 99,984% pocos servidores de correo pueden decir lo mismo
- Soporte técnico 24×7: Google dispone de un gran soporte técnico, y además empresas Resellers, más cercanas que Google, que pueden ayudar y asesorar de forma directa al cliente final. Cuando todo funciona, no nos acordamos, pero hay cuando tenemos un problema… pagaríamos el triple de lo normal por resolverlo.
- Contratación de servicios extras, como los servicios Postini muy recomendado en empresas que requieran de una seguridad mejorada (copias seguridad de correos y almacenamiento).
- Hasta 25Gb para el correo.
- Se pueden crear GPO para grupos de usuarios, a los cuales se le pueden asignar permisos diferentes como por ejemplo que un grupo determinado no tenga acceso al chat, youtube o cualquier otro servicio de Google.
- Confirmación de lectura: muchos clientes nos piden la activación de esta función que en esta versión es posible.
- Sincronización con Outlook: Algunos usuarios que por algún motivo necesitan seguir usando Outlook para su gestión de correo, calendario, etc. porque lo usan junto con algún otro ERP que está integrado sólo con Outlook, encuentran en Google Apps la solución perfecta.
- Control de dispositivos móviles: esta función permite discernir qué dispositivos móviles se conectan con Google Apps y se pueden controlar muchas funciones, incluso el borrado de datos del terminal en caso de pérdida, localización de los mismos y otras muchas funcionalidades interesantes (ver video)
- Mejoras en filtrado y control de correo: El administrador puede bloquear incluso que un usuario o grupo de usuarios (GPO) sólo pueda enviar y/o recibir correos de dominios concretos, así como también se pueden filtrar los correos que envían los usuarios y en función de unos parámetros preestablecidos puede hacer diversas acciones, rechazar el envío, avisar a un responsable sobre la situación generada, etc.
- Firma común para todo el dominio: esta es una utilidad muy importante y más en organizaciones con un número alto de empleados ya que la gestión de la firma corporativa es complicada de administrar usuario a usuario, no solo por el trabajo que conlleva, sino en caso de algún cambio realizado (por ejemplo en navidades, promociones, etc.) hay que realizar el cambio usuario a usuario sino se dispone de esta función, con el consiguiente problema del acceso a datos confidenciales y lo que supone el cumplimiento de la LOPD.
¿Puedo pasar de la versión Gratuita a la de Pago?
Hasta el 9 de enero del 2013 era posible, si ya contabas con la versión gratuita pasar a la Business y probarla y si el usuario cambiaba de opinión era posible cancelar la prueba volviendo todo a la normalidad de la versión gratuita. Sin embargo, esto ha cambiado. Ahora, si tienes una versión Gratuita y pasas a la Business te quedan dos opciones, o bien continuas con la de pago o bien cancelas el servicio, pero ya sin opción de volver a la versión Gratuita. 🙁
Ventajas de la versión de Pago
Existe una web oficial donde nos explican al detalle las diferencias entre versiones y creo que es interesante que le echéis un vistazo ya que en este artículo sólo destacamos lo más relevante y menos técnico, pero realmente para los administradores en lo técnico es donde esta la miga de esta versión.
Ver Tabla de Ventajas de Google Apps
| General | Gratuito | Business | Education | |
|---|---|---|---|---|
| Acuerdo de nivel de servicio de garantía de tiempo de actividad del 99,9% |  |
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| Número máximo de usuarios por dominio | 10 | Ilimitado | Ilimitado/ 3.000 * |
* Ilimitado para centros educativos; 3.000 para otras organizaciones sin ánimo de lucro |
| Direcciones de correo electrónico personalizadas | |
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Por ejemplo:usuario@tudominio.com |
| Límites de mensajes | ||||
| Almacenamiento de correo electrónico/MI por usuario | 10 GB | 25 GB | 25 GB | |
| Límite de tamaño de los archivos adjuntos | 25 MB | 25 MB | 25 MB | |
| Número máximo de destinatarios por mensaje | 500 | 500 | 500 | |
| Número máximo de destinatarios/día por usuario (fuera de tu dominio) | 500 | 3.000 | 3.000 | |
| Asistencia | ||||
| Asistencia prioritaria por correo electrónico (a través de enlace en el panel de control) |
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| Asistencia telefónica ininterrumpida para emergencias del tipo “servicio no disponible” |
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Seguridad y controles empresariales
| Seguridad | Google Apps | Google Apps for Business | Google Apps for Education | |
|---|---|---|---|---|
| Requisitos de seguridad de contraseña personalizados | |
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Reglas de nivel de seguridad en contraseñas, por lo que el usuario no podrá poner contraseñas inseguras que pongan en peligro información de la empresa | |
| Filtrado y cumplimiento normativo | ||||
| Filtros personalizados, políticas de contenido y encriptación | |
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| Archivado, búsqueda y detección |  |
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Servicios de Backup de Correo Complemento de pago, únicamente |
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| Políticas de conservación del correo electrónico | |
Control de la cuota de almacenamiento de usuarios | ||
Características y branding
| Personalización | Google Apps | Google Apps for Business | Google Apps for Education | |
|---|---|---|---|---|
| Eliminación de los anuncios de Gmail | |
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Nos quita distracciones por anuncios | |
| Pies de página de cumplimiento de configuración de administración | |
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Permite gestionar de forma centralizada la firma del correo, esta opción es muy útil. | |
| Administración de funciones | ||||
| Opción de inhabilitar funciones de Labs en el dominio | |
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| Opción de inhabilitar el acceso sin conexión en el dominio | |
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Impi | |
Migración e integración
| Administración de usuarios y uso compartido de contactos | Google Apps | Google Apps for Business | Google Apps for Education | |
|---|---|---|---|---|
| Administración automatizada de los sistemas LDAP | |
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Nos permite sincronizar con cuentas del Directorio Activo de Windows Server | |
| Migración de correo (administrador administrado) | ||||
| Migración en todo el dominio con el API de migración de correo electrónico | |
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| Migración de Lotus Notes (correo, contactos y calendario) |
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Dispone de la posibilidad de migrar desde Lotus Notes | |
| Google Apps Migration for Microsoft Exchange | |
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Compatible con Microsoft® Exchange 2003/2007/2010 o un servidor IMAP (Novell® GroupWise®, Cyrus, Dovecot, Courier o Gmail), archivos PST y cuentas de Google Apps. Más información | |
| Migración de correo (usuario administrado) | ||||
| Outlook 2003, 2007 y 2010 (correo, contactos y calendario) |
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Google Apps Migration for Microsoft Outlook® (si no utilizas Outlook) |
| Outlook 2003, 2007 y 2010 (correo, contactos y calendario) |
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Google Apps Sync for Microsoft Outlook® (si sigues utilizando Outlook)Para aquellos que por necesidad siguen estando atados al uso de Outlook, esta herramienta permite sincronizar con Google Apps en tiempo real | |
Acceso y entrega
| Móvil | Google Apps | Google Apps for Business | Google Apps for Education | |
|---|---|---|---|---|
| Administración remota de dispositivos BlackBerry | |
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Google Apps Connector for BlackBerry Enterprise Server(requiere BlackBerry Enterprise Server) | |
| iPhone, iPad y Windows Phone nativos | |
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Google Sync a través de ActiveSync |
| Administración remota de dispositivos iPhone, iPad y Windows Phone | |
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Google Apps Mobile Management | |
| Android | |
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|
Más información |
| Administración remota de dispositivos Android | |
|
Más información sobre Google Apps Device Policy y Google Apps Mobile Management | |
| Otras opciones de acceso | ||||
| Delegación de correo | |
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Más información |
| Acceso sin conexión | |
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Más información |
| Chat de vídeo y voz | |
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Más información |
| Outlook 2003, 2007 y 2010 | |
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Google Apps Sync for Microsoft Outlook® | |
| Cliente IMAP/POP | |
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| Posibilidad de inhabilitar el acceso IMAP/POP por parte de los administradores | |
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| Opciones de entrega de correo electrónico | ||||
| Direcciones generales | |
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Más información |
| Enrutamiento de correo electrónico (de usuario y de dominio) |
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Más informa | |
| Pasarela de entrada | |
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Más información | |
| Pasarela de salida (para todo el dominio) |
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Más información | |
| Servidor de transmisión saliente (para direcciones “De:” alternativas) |
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Más información |
| Recepción de correo de varias direcciones POP | |
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Obtención de mensajes(herramienta para los usuarios) |