Detrás de cada negocio de éxito se encuentra un departamento de RRHH efectivo. Su misión es la de garantizar que llegues a tus objetivos y lo hacen captando el bien más preciado de tu compañía –¡Tu Gente!
El departamento de RRHH es el responsable de contratar al candidato idóneo, manejando los detalles de éste, los tiempos y recursos, gestionando su rendimiento y mucho más. Tanto si estás al frente de una pequeña o mediana empresa, pudiera ser que el uso de programas avanzados de RRHH para estas actividades te resulte caro, ¡pero no lo es! Automatizar tu departamento de RRHH puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero de diversas maneras.
A continuación, os describimos las 5 claves:
1. Haz que tu primera impresión cuente
Según estudios recientes, un posible candidato decide si quiere quedarse o marcharse de una empresa en sus primeros 90 días. En Fortune 500 se ha estimado que cerca del 50% de los contratados abandonan su empresa en menos de dos años.
Las técnicas de integración de personal aseguran que el desgate sea mínimo. Sin embargo, éstas incluyen muchos formularios, programas de iniciación, contratos salariales, reparto de sistemas informáticos y entrenamiento de los nuevos contratados. Con la automatización, puedes estructurar los flujos de trabajo para llevar a cabo varias actividades a la vez.
Por ejemplo, solicitar automáticamente equipo informático, tarjetas de identificación y dar acceso a los empleados para que añadan o editen datos personales de forma directa, lo cual agiliza la selección y contratación del personal y reduce el tiempo necesario para instruir a un nuevo empleado.
2. Pasa menos tiempo haciendo seguimientos
Un director de RRHH que malgasta su tiempo en hojas de cálculo, archivos o e-mails acabará no haciendo nada más. Un director de RRHH medio por lo general pasa más de 3 horas a la semana simplemente clasificando las horas de asistencia de los empleados. Las herramientas de automatización nos ayudan a hacer un seguimiento y a calcular las horas trabajadas, enviando autorizaciones al departamento de gestión de nóminas o al de facturación. Todo esto se puede hacer también en tiempo real configurando varios permisos a a vez. No solo ahorrarás tiempo sino que éste será productivo.
3. Haz que las peticiones de tiempo de descanso sean rápidas y fáciles
Algunas empresas aun gestionan sus peticiones de tiempo de descanso de forma tradicional –emails, de palabra o en ocasiones con post-its. Pero ¿qué pasaría si la jerarquía administrativa te exigiese gestionar a múltiples niveles? ¿O si se dejase a los RRHH al margen de los emails de solicitudes de empleo o de permisos? Todo se convertiría en un proceso largo con un montón de peticiones y permisos imposibles de rastrear.
Por esta razón es que el 50% del personal de recursos humanos prefiere sistemas automatizados para actualizar el historial de los trabajadores de forma instantánea. Se puede gestionar incluso a través de aplicaciones móvil. ¡Esto sí que es verdadera automatización!
4. Otorga poder a tus trabajadores
Cada empleado tiene unas necesidades distintas. Algunos viajan y tienen que hacer peticiones para sus viajes además de presentar informes de gastos. Puede que otros tengan que ponerse en contacto con el departamento de RRHH constantemente para actualizar su información personal y profesional. A medida que una empresa va creciendo, cada vez habrá más empleados que soliciten asistencia de RRHH. Gestionar manualmente los cientos de datos que cambian constantemente así como otras peticiones puede llegar a ser una tarea verdaderamente difícil.
Hoy en día, los sistemas de RRHH permiten a los empleados gestionar todas estas actividades por sí mismos. Por ejemplo, un empleado se apunta a un programa de formación directamente a través del sistema de RRHH. Así el sistema puede crear un proceso de trabajo que añada automáticamente a su expediente los detalles de la formación una vez completada. De este modo se le da poder al empleado y se reduce muchísimo el volumen de trabajo del departamento.
5. Utiliza sistemas externos
La automatización es la clave para la integración de programas externos. Con la ayuda de IPAs (Interfaz de programación de aplicaciones) y Webhooks, la información puede ser fácilmente intercambiada y comunicada a cualquier aplicación externa. Por ejemplo, cuando se aprueba un informe sobre gastos de viaje, se enviará instantáneamente una notificación al programa de contabilidad para tramitar el reembolso. Es igualmente útil en aquellos casos en los que las compañías usan más de un sistema para gestionar sus actividades de RRHH.
Automatizar tu departamento de RRHH ayuda a reducir la presión sobre el personal, aumenta la productividad y mejora la complicidad del trabajador. Las empresas de todo el mundo están automatizando cada vez más sus herramientas de trabajo para que sus empleados estén cada vez más cerca de los objetivos de la empresa. Es hora de que tú también lo hagas.
La herramienta para automatizar tu departamento de Recursos Humanos perfecta es Zoho People, la cual realiza las 5 claves anteriores para tener éxito en tu RRHH.
